МЭДЭЭ

АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН EDOC СИСТЕМД ХИЙГДСЭН
НЭМЭЛТ ӨӨРЧЛӨЛТҮҮД

Байгууллагууд үйл ажиллагааны дарааллаар ирсэн бичгийн шийдвэрлэлтийн эрхийг шилжүүлэх боломжтой боллоо.

Тухайн байгууллага, нэгж нь өөрийн байгууллага, нэгжийн шууд бүтцэд хамаардаг байгууллага, нэгжид ирсэн бичгийн шийдвэрлэх үүргийг шилжүүлэх болон харах эрхтэй боллоо.

Анхааруулга: Танай байгууллагын шууд бүтцэд хамаардаг байгууллагуудын жагсаалт буруу болон дутуу үүссэн бол Нийслэлийн Архивын газрын Мэргэжил удирдлагын хэлтсийн Албан хэрэг хөтлөлтийн мэргэжилтэн, Улсын байцаагч Н.Оргилболдтой (Утас: 315066 ) холбогдож жагсаалтыг засварлана уу.

Нийслэлийн нутгийн захиргааны байгууллагуудын албан хаагчийн албан тушаалын зэрэглэлийг “Албан хэрэг хөтлөлтийн ажлын заавар”-ын дагуу төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааны харилцааг нэгдсэн нэг эрэмбэд шилжүүллээ.

Албан тушаалын нэгдсэн эрэмбэд шилжсэнээр байгууллага хоорондын болон дотоодын дараах ажлууд шийдвэрлэгдэх юм. Үүнд:

  1. Ирсэн бичиг шийдвэрлэх эрхийг зөвхөн өөрийн шууд бүтцэд хамаарах буюу шатлал бага эрэмбэ бүхий албан тушаалтанд удирдлагын заалтаар шилжүүлнэ.
  2. Баримт бичиг хамтарч боловсруулахдаа өөрийн шууд бүтцэд хамаарах буюу мэргэжилтэн, ажилтан боловсруулж ахлах мэргэжилтэн, нэгжийн даргаар хянуулж, удирдлага нь танилцаж, зөвшөөрч, батална.

Анхааруулга: Дээрх үйл ажиллагааг журмын дагуу, системд зөв ашиглахын тулд “Байгууллага-Админ” эрхтэй хэрэглэгчид өөрийн байгууллагын бүх албан хаагчдын системийн хэрэглэгчийн дараах мэдээллийг бүрэн гүйцэд, үнэн зөв оруулна уу. Үүнд:

1/. Нэгжийн буюу байгууллагын бүтцийн мэдээлэл, албан тушаалын мэдээллийг нийслэлийн Архивын газар хариуцан оруулсан,

2/. Тухайн албан хаагчийг зөв албан тушаалд холбож, цаашид албан хаагч амрах, ажлаас гарах, чөлөө авах үед эрхийг хаах, шинээр үүсгэх ажлыг мөн байгууллагын админ эрхтэй хэрэглэгч хариуцан ажиллана.

Ирсэн, явуулсан бичигт зөрчлийн оноо тооцдог боллоо.

eDOC системийн ашиглалтаар дамжуулан нийслэлийн байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд ХУГАЦААНЫ БОЛОН ЧАНАРЫН нэгдсэн хяналтыг нэвтрүүллээ.

Нийслэлийн Архивын газар нь дээрх ажлын эхний алхам болгож ирсэн, явуулсан бичгийн бүртгэл, хяналтын үйл ажиллагаанд дараах нэр төрлийн зөрчлүүдийг тооцон ажиллаж эхлээд байна. Эдгээр зөрчлүүдийг хяналтын үйл ажиллагаанд иж бүрэн нэвтрүүлснээр дараах ач холбогдолтой:

  1. Бичгийн шийдвэрлэлтийн чанар дээшилнэ, зардал хэмнэгдэнэ,
  2. Нийслэлийн байгууллагуудын албан бичиг шийдвэрлэлт хурдан шуурхай, ил тод болж, хариуцлага сайжирна.

ЗӨРЧИЛ ТООЦОХ ДҮРЭМ

Бүртгэлийн хяналт

Тухайн албан бичгийг явуулсан байгууллагын албан бичгийн болон бүртгэлийн анхан шатны хяналтыг тухайн албан бичгийг хүлээн авч буй байгууллагын бичиг хэргийн ажилтан тавина. Нэг бичигт гаргасан зөрчлөөс шалтгаалж холбогдох нэгээс олон зөрчлийг тооцож ажиллах боломжтой.

Зөрчлийн төрөл: Явуулсан бичгийн бүрдэл, ирсэн бичгийн бүртгэлийн зөрчил (Илрүүлсэн зөрчлийг нийслэлийн Архивын газрын Албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан Хяналтын ажилтан эцэслэн баталгаажуулна.)

Системийн автомат - Хугацааны хяналт

Зөрчлийн төрөл: Хугацаа хэтрүүлсэн зөрчил (Програмд ажлын өдрөөр автоматаар тооцож гаргана.)

1. Зөрчлийн нэр: Хугацаанд нь шилжүүлээгүй
Бүртгэсэн албан бичгийг өдөрт нь шилжүүлээгүй зөрчил. Тухайн албан бичгийн програмаар ирсэн, бүртгэгдсэн цагаас эхэлж хугацаа бодогдож, дараа өдрийн 11.59.59 цагаас өмнө удирдлагад шилжүүлээгүй бол хүлээн авсан Бичиг хэргийн албан хаагчид тус зөрчил тооцогдоно. Цаашид хугацаа хэтэрсэн өдрийг тоогоор зөрчлийн нэг оноо тооцогдоно.

2. Зөрчлийн нэр: Хугацаа хоцорч шилжүүлсэн
Байгууллагын дарга, удирдах ажилтнууд өөрт ирсэн бичгийг өөрийн шууд бүтцэд хамаарах ажилтнуудад өдөрт нь шилжүүлээгүй өөртөө удаасан зөрчил. Тухайн албан бичиг програмаар шилжиж ирсэн цагаас эхэлж хугацаа бодогдож, дараа өдрийн 11.59.59 цагаас өмнө шилжүүлээгүй бол өөрийн шууд бүтцэд хамаарах албан хаагчид шилжүүлэх үед өөртөө удаасан буюу хэтэрсэн хоногийн тоогоор зөрчлийн оноог Удирдах албан тушаалтанд тооцно.

3. Зөрчлийн нэр: Хугацаа хэтэрсэн
Ирсэн бичгийг шийдвэрлэх хугацаанд нь багтааж шийдвэрлээгүй зөрчил. Тухайн бичгийг  хамгийн сүүлд шийдвэрлэхээр хүлээн авсан Албан хаагчид буюу "Яг одоо" талбарт харагдаж буй хэрэглэгчид шийдвэрлэх хугацааны дараа өдрөөс эхлэн бичгийг шийдвэрлэх хүртэл өдөр бүр зөрчлийн оноог тооцно.

Буруу ашиглалтын/хяналт

Програмд буруу үйлдэл хийсэн байгууллага, албан хаагч өөрөө мэдээллэсэн тохиолдолд нийслэлийн Архивын газрын Албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан Хяналтын ажилтан холбогдох засварыг хийхдээ энэ зөрчлийг тооцно.

Зөрчлийн төрөл: Хяналтын зөрчил (Бичгийн шилжүүлэг устгуулах, Шийдвэрлэлт устгуулах, Хамтран шийдвэрлэлт устгуулах, Цахимаар явуулсан бичгийг илгээгээгүй болгох)

Бичгийн шийдвэрлэлтийн хяналт

Тус хяналтыг бичиг шийдвэрлэгдсэн даруйд Хяналтын ажилтан хийнэ.

Зөрчлийн төрөл: Шийдвэрлэлтийн дараах зөрчил

Энэхүү зөрчлийг дараах дарааллын дагуу хянаж ажиллана. Үүнд:

  1. Нийслэлийн хэмжээд бүртгэгдсэн нийт бичгүүд нь шийдвэрлэгдсэн даруйдаа нийслэлийн Архивын газрын Албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан Хяналтын ажилтанд очно.
  2. Хяналтын ажилтан бичгийн агуулга, шийдвэрлэлтийн явцыг нарийвчлан шалгаж хэрэв зөрчилтэй бол холбогдох зөрчлийн оноог харгалзах албан тушаалтан тус бүрд тооцно. (Жнь: Урт хугацаанд шийдвэрлэх бичигт 10 хоног тутамд явцын тэмдэглэл хөтлөөгүй бол зөрчил тооцно.)
  3. Хяналтын ажилтан бичгийн шийдвэрлэлт хангалтгүй гэж үзвэл шийдвэрлэлтийг цуцалж, шийдвэрлэсэн ажилтанд “Хангалтгүй шийдвэрлэсэн зөрчлийн оноо тооцож, дахин шийдвэрлүүлэхээр буцаана.

Албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн систем “eDoc”-д програмчлагдсан зөрчлийн нэрс:

  1. Танай байгууллагын нэр, хандсан албан тушаалтны нэр зөв эсэх
  2. Тэргүү бүрдэл зөв эсэх
  3. Бичвэрийн утга, найруулга оновчтой эсэх
  4. Бичвэрийн болон бусад бүрдэл зөв бичгийн дүрмийн алдаатай эсэх
  5. Хавсралтын тухай мэдээлэл тодорхой эсэх
  6. Тамга, тэмдэг бүрэн эсэх
  7. Буруу байгууллагад илгээсэн зөрчил
  8. Баталгаажуулалт, гарын үсэг, тайлал бүрэн эсэх
  9. Буруу шилжүүлсэн зөрчил
  10. Бичиг устгуулсан зөрчил
  11. Хавсралт файл алдаатай эсэх
  12. Хангалтгүй шийдвэрлэсэн зөрчил
  13. Бичиг засварлуулсан зөрчил
  14. Цахим хувийг буруу хавсаргасан зөрчил
  15. Тэргүү бүрдэл зөрчилтэй
  16. Шийдвэрлэлтийн хугацаа буруу оруулсан зөрчил
  17. Бичиг андуурч илгээсэн зөрчил
  18. Хугацаа хэтэрч шилжиж ирсэн зөрчил
  19. Бичгийн програм дахь цахим хувьтай танилцаагүй, удирдлагын заалт тэмдэглээгүй зөрчил
  20. Хариутай бичгийн огноо дугаарын тэмдэглэл зөрчилтэй
  21. Хэвлэмэл хуудасны дугаар зөрчилтэй
  22. Албан бичгийн хариуг хугацаанд нь ирүүлээгүй зөрчил
  23. Хэвлэмэл хуудас зөрчилтэй
  24. Хавсралт баримт бичгийн байгууллагын нэр бүрдэл зөрчил
  25. Хавсралтын баримт бичгийн нэр бүрдэл зөрчилтэй

 

Түүл барыг алгасах